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以下簡單介紹如何透過OpenOffice來將.doc、xls或.ppt…等格式的檔案直接匯出成PDF檔，我們可以不用另外安裝外掛程式，只需 透過OpenOffice來編輯文件，編輯好之後存成PDF檔即可搞定。如果你常常需要提供PDF格式的文件給客戶、學校單位或其他人工作人 員，OpenOfficec會是很方便的文書編輯工具。 目前OpenOffice可支援的作業系統有Windows、Linux、Solaris跟Max OSX…等，尤其在Mac系統中，如果你需要閱讀、編輯一些Word、Excel等格式的文件，可以不用買微軟的帳，直接下載免費的OpenOffice就可以囉！
一、將Office文件匯出成PDF的方法第1步 要將一般Word、Excel跟PowerPoint文件匯出成PDF格式的方法很簡單，下載安裝OpenOffice軟體後，直接用OpenOffice開啟該文件，依序按下〔檔案〕→【匯出成PDF...】。
第2步 出現「PDF選項」視窗後，我們可以設定要轉出成PDF文件的範圍，看是要全部轉存，還是只存部份頁面。另外也可設定影像解析度、影像品質等，讓檔案大小可以迷你一點。設定好之後，直接按下〔匯出〕按鈕即可轉存成PDF檔案。
第3步 如果你想幫PDF文件設定密碼，可以切換到〔安全性〕功能頁面，勾選「加密PDF文件」再按一下〔設定開啟密碼〕按鈕，並依照指示輸入你的密碼。
第4步 另外我們也可限制讓其他人不能列印PDF文件內容，或設定只允許填寫表格、加入註解、限制複製內容...等等，只要勾選「限制權限」，再按一下〔設定權限密碼〕按鈕，設定好密碼並勾選下面的相關選項，完成後再按〔匯出〕，即可讓你的PDF文件可加上密碼保護或限制部份文件閱讀、編輯功能。
第5步 如圖，轉存成PDF文件後，其他人就可以直接透過Acrobat或其他PDF閱讀器來開啟、瀏覽PDF文件內容囉。 二、將PowerPoint匯出成swf格式的Flash簡報 如果你想將一般的PowerPoint簡報檔轉成Flash格式的檔案，透過.swf格式的Flash文件掛在網頁上給大家瀏覽的話，可以依照下面的方法來設定，很簡單，兩個步驟就好。 第1步 用OpenOffice的Impress軟體編輯或開啟一般PowerPoint簡報檔之後，依序按下〔檔案〕→【匯出...】。
第2步 請在「存檔類型」選擇「Macromedia Flash (SWF) (.swf) (*.swf)」這個項目，填好檔案名稱後再按下存檔即可。這樣就可直接將PowerPoint簡報內容轉存成可掛載在網頁或部落格上的Flash文件囉。
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